5 главных советов по эффективному ведению телефонных переговоров

5 главных советов по эффективному ведению телефонных переговоров

Умение слушать

Самая распространенная ошибка во время ведения переговоров по телефону — это неумение слушать или слушать невнимательно. И это в принципе понятно, ведь во время телефонного разговора вы не можете видеть своего собеседника, оппонента по переговорам.

Проблема решается следующим образом: представьте, что ваш собеседник находится напротив вас и вы должны сидеть и говорить так, как если бы ваши переговоры проходили не по телефону, а в комнате для переговоров или в любом другом месте, где бы находились вы оба. Визуализируйте своего собеседника. А также не забывайте о приёме с «заполнением пауз», это когда вы делаете небольшую паузу, тем самым предоставляя вашему собеседнику возможность её заполнить (выговориться).

Цель звонка

Каждый раз, когда вам кто-то звонит — спрашивайте о цели звонка, почему он звонит. Внимательно слушайте ответ и говорите только тогда, когда вам необходимо будет получить дополнительную информацию. Таким образом, задавая вопросы, вы получите необходимую информацию, над которой уже можно думать. А для того, чтобы сохранить контроль над процессом, вы в праве сказать: «Разрешите, я обдумаю ваше предложение и позже перезвоню вам».

План телефонных переговоров

Составьте и ведите список с планом переговоров для каждого проекта по пунктам, в порядке важности. Важно всегда иметь под рукой этот список, чтобы в любой момент быть во всеоружии. Я для этого использую Айпад и Айфон с программой «Эверноут». Там можно создавать списки с чекбоксами и все изменения синхронизируются на всех устройствах, очень удобно.

Необходимо вести список обсуждаемых вопросов, план беседы (например: что будем делать, если они скажут «да», а что если «нет»), а также стоит записать или лучше запомнить свои аргументы, с помощью которых вы сможете подкрепить ваши слова. Если может понадобиться провести какие-то подсчёты, то лучше заранее подготовить калькулятор.

Выделяйте время

Старайтесь выделять определенное время на переговоры и постарайтесь сделать так, чтобы вас никто не прерывал. Договоритесь на удобное для обоих сторон время, так чтобы и вашему оппоненту никто не помешал. Заранее обозначив временные рамки, обычно это где-то 50…80 минут, вы сможете наиболее результативно провести переговоры.

Подтверждение результатов

В завершении, резюмируйте достигнутые результаты: принятые решения, сроки и вопросы, которые остались открыты. Это поможет окончательно утвердить итоги ваших переговоров.

Также, полезно составить список с результатами переговоров и отправить его на электронную почту. Такой способ будет более весомый, чем договор в устной форме и его будет гораздо сложнее оспорить.